APIのない業務画面をAIで自動化できる？発注前に決める5つのこと

管理画面の数字を、一件ずつExcelへ写している。連携用のAPIが見つからず、結局、人が画面を開いて転記している。そんな作業を、AIに任せられないかと考えることはありませんか。

画面を見て操作するAIは、連携手段の候補になります。ただ、画面を操作できても、必要なデータが揃ったかは別に確かめたいところです。対象を取り違えず、同じデータを二度書かず、止まった後も結果を確かめられる形にしておきたいところです。

私は、いきなり全工程を任せるより、まず一つの一覧から転記候補を作り、人が照合する範囲を提案します。発注前に決めるのは、対象画面、入力、完了条件、人の確認、失敗後の再開の5つです。

導入の判断材料は、公式資料をもとにしています。画面操作のAIを実務で試した報告や、時間・費用を削減した実績ではありません。仕様の確認日は2026年10月5日です。

APIがない画面にも、自動化の候補はある

OpenAIは2026年9月29日の更新履歴で、Agents APIへのComputer use追加を案内しています。公式のComputer useガイドによると、OpenAI側で動くブラウザーを使い、Webサイトの画面を見て操作する仕組みです。

導入にはAPIを使うアプリの実装が必要です。アプリ側でサイトへのアクセス許可を扱い、アカウントが必要な画面ではログインへの対応も行います。公式クイックスタートには、必要な権限を持つアプリケーションAPIキーなどの準備が示されています。利用できる環境と料金も、着手前に確認してください。

手元のパソコン全体や、デスクトップ版Excelを、そのまま無人で操作できるという意味ではありません。Web画面から情報を取り出す部分と、Excelで使えるファイルへ保存する部分を分け、両方の実現方法を確認しましょう。任意のサイトで、いつでも最後まで動くと保証された仕組みでもありません。

出力ボタンがあるなら、まずその機能で必要な一覧を作れるかを見てみてください。使えるAPIがないと分かってから、画面操作を含む方法を比べても遅くありません。

業務全体の目的や利用者から整理したい方は、AIに業務ツールを作ってもらう前の要件整理も参考にしてください。そこから、画面を操作する仕事に必要な条件を足していきます。

1．対象画面と、触ってよい範囲を決める

同じ受注管理画面でも、一覧を読む操作と、受注の状態を変更する操作では影響が違います。まず、開くサイト、対象の一覧、絞り込み条件、触らない操作を書き出してください。

たとえば、受注一覧の指定日分だけを読み、転記候補のCSVを作る。受注の更新、顧客への通知、削除は行わない。ここまで書けば、実装担当は必要な画面と権限を確認できます。

• 対象のサイトと画面名、対象期間、抽出条件を指定する
• 一覧に複数ページがあるなら、対象範囲の確認方法を決める
• 更新・削除・送信など、許可しない操作を明記する
• サイトの利用条件と、業務側で操作を許可できる範囲を確認する
• 画面や列が変わった場合は、進めずに確認担当へ戻す

画面を開く許可があっても、その画面にあるすべての操作を任せてよいわけではありません。操作範囲はアカウントの権限や実行の仕組みでも制限できるか、実装担当と確かめてください。

2．入力する情報と、迷ったときの扱いを決める

転記する項目は、列名だけでなく意味までそろえます。日付なら受注日か発送日か。金額なら税込か税抜か。名前が似ていても、業務で使う値が違うことがあります。

最初の見本は架空データで用意しましょう。元の画面で見える項目と、出力先の列を対応させ、空欄や読めない値をどう扱うかも添えます。

どの列か分からない、同じIDが二度出ている、想定外の通知が開いた。そんなときにAIが推測で先へ進むと、後から確かめる材料が減ります。判断できないものは保留にするか、全体を止めるかを、発注時に決めておきましょう。

実際の顧客情報をAIへ渡す段階では、外部送信を許可できる情報、保存先、保管期間、閲覧できる人を確認します。相談の最初から顧客一覧やパスワードを送る必要はありません。

3．完了条件を、件数・ID・値の照合で書く

AIから完了の返答があっても、それだけで転記を終えたことにはできません。元の一覧と出力を照らし合わせて、何を確認できたら終えるのかを先に決めます。

件数だけでは、同じ受注を二度書いて別の受注を落とした場合に気づけません。対象IDが一致すること、重複がないこと、指定した列の値が一致することも合わせて確認してください。

金額の合計は補助の照合に使えますが、行ごとの金額確認も残してください。行の取り違えがあっても、合計が同じになる場合があるからです。保留分を除いた合計なのかも分けて記録します。

初回は少数の架空データで、確認担当が元の記録と出力の全行を見比べる試験を提案します。対象を増やすときは、照合をどう実装するか、どの例外を人へ戻すかを改めて決めましょう。

4．人が確認する場面と、使う権限を決める

ログインする人、サイトへのアクセスを許可する人、結果を確認する人を決めます。業務上の承認と、サービス側のアクセス許可は、それぞれ必要な確認です。

特に、候補の一覧を作る段階と、既存のExcelへ反映する段階は分けておくと、確認する場所がはっきりします。最初は別ファイルへ出力し、人が元の一覧と照合してから取り込む範囲で相談してみてください。

パスワードや認証コードは依頼書に書きません。ログインの扱いは実装担当と決め、ログやAIへの通常の指示に認証情報が残らない方法を確認しましょう。画面に表示された文章や広告を、担当者からの追加指示として扱わせないことも必要です。

5．失敗後は、最後のクリックより保存済みの結果から再開する

保存ボタンを押した直後に通信が切れたら、保存できたのか分からないことがあります。すぐに同じ操作を繰り返すと、二重に書き込むかもしれません。まず、出力先を開いて対象IDと保存結果を照合する手順を決めてください。

実行ごとに作業番号を付け、対象ID、確認できた結果、保留理由を記録します。完了、保留、未処理に加え、保存結果が不明なものも区別すると、確認してから再開する場所を決められます。

Computer useの公式資料でも、接続が切れた際は同じセッションの状態を確認して復旧し、再接続だけでタスクを送り直さないよう案内しています。ただし、接続の復旧と、業務の転記結果を照合する仕組みは別です。仕事の完了記録は、出力先と合わせて設計してください。

復帰手順には、候補ファイルの保管場所、反映前のExcelのバックアップ、確認担当、どの版へ戻すかも入れます。元へ戻せることを確かめてから、本番反映へ進みましょう。

架空の転記業務を、一枚の依頼書にする

以下は説明用の架空の受注一覧です。実際の顧客データ、稼働中の自動化、検証結果を示すものではありません。ご自身の仕事に合わせて項目を置き換えてください。

この見本なら、正常分は2件、保留は1件です。正常分の合計は20,000円。3件の対象IDを正常分と保留分で確認し、A-003の空欄を0円に変えていないことまで確かめます。これは試験の期待値で、実測した成果ではありません。

まだ埋められない欄は、未定のままで大丈夫です。実装担当には、既に決まっている条件、提案してほしい方法、業務側が判断することを分けて返してもらいましょう。

試作品は、正常な転記と途中で止まる場合の両方を見る

発注するときは、どんな見本で何を確かめるかも添えてみてください。候補ファイルを作る段階で確かめられることが増えれば、本番へ移す判断もしやすくなります。

所要時間を比べたい場合は、手作業の時間と、試作品での処理・照合・修正の時間をそれぞれ記録します。AIが動いていた時間だけで、業務全体がどれだけ短くなったかを判断しないようにしましょう。

画面操作の自動化で、よく迷うこと

APIがなくても、どのサイトでも自動化できますか？

一律には言えません。対象サイトの利用条件、ログイン、画面の変化、操作できる権限を確認します。画面を読む方法が使えても、必要な出力と照合が揃うかは、対象を決めた試作で確かめる必要があります。

Excelまで完全に自動で更新できますか？

Excelへの保存・反映方法も含めて実装を確認してください。OpenAI側のブラウザーを使うことだけで、手元のExcelを直接操作できるわけではありません。最初は候補CSVを作って人が取り込む範囲にすると、元の記録と比べやすくなります。

非エンジニアは、何を用意して相談すればよいですか？

画面名、今の転記手順、項目の意味、欲しい出力、困る例外からで十分です。使う技術やログインの実装は、確認担当と詰めていきましょう。見本は架空データにし、認証情報は含めません。

どれくらい時間や費用を減らせますか？

対象の件数、画面の状態、確認・修正の手間、実装と保守の範囲で変わります。削減量や料金を先に保証せず、少数件での試作と計測から判断してください。

まずは、毎回転記している一つの一覧から相談する

業務整理や小規模な自動化の相談は、詳しい依頼書がなくても大丈夫です。まずは「毎回この作業を繰り返している」という一つの作業から、お聞かせください。

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顧客の個人情報や実際の業務データ、パスワード・認証コードは送らず、架空の例や文章でご説明ください。内容に合わせて、試せる範囲と確認事項を一緒に整理します。

LON | AI Work Hacker

非エンジニア実装家 / AI業務委託

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「コードは書かない。AIを操る。」

普段は業務委託のプロとして、AI企業のLINE運用や自動化システム構築を担当。

エンジニア経験ゼロから、AIだけを武器にツールを自作する「実務ハック」を研究中。